業務システムを導入したのに使われなくなる理由
企業のDXや業務改善の取り組みの中で、多くの会社が業務システムを導入しています。
しかし実際には、
- 現場が入力してくれない
- Excel管理に戻ってしまう
- チャットで確認する運用が残る
- 一部の担当者しか使わない
といったケースは少なくありません。
導入時は期待されていたシステムが、気づけば誰も開かなくなっている。
これは珍しい話ではありません。
では、なぜこのようなことが起きるのでしょうか。
問題はシステムの性能ではない
業務システムが定着しない原因として、
- 機能不足
- 動作速度
- デザイン
が挙げられることがあります。もちろんそれらも重要です。
しかし実際の現場を見ると、もっと根本的な問題があります。
それは、「現場の業務フローとシステムが合っていない」ということです。
例えば、以下のような流れに陥っていないでしょうか。
システム自体は正常に動いていても、業務に自然に組み込まれていなければ、最終的には使われなくなります。
現場は機能を求めているわけではない
システム導入時には、
- 管理画面
- 分析機能
- レポート機能
- 承認機能
などが追加されがちです。
しかし現場の担当者が求めているのは、「楽になること」です。
入力項目が増えたり、確認作業が増えたりすると、どれだけ高機能でも利用率は下がります。
実際には、
- クリック数を減らす
- 入力を減らす
- 探す時間を減らす
といったアプローチの方が、定着に向けては遥かに重要です。
AI開発が解決できること
ここでAIが大きな効果を発揮します。
従来のシステムは、「人が入力する」ことを前提に設計されていました。
一方でAIは、以下のような処理が得意です。
- 自動要約
- 自動分類
- 自動入力補助
- 文書検索
- ナレッジ検索
例えば営業日報であれば、次のように変化します。
AIが下書きや入力を補助することで、現場の入力負荷が大幅に減ります。
AI開発は「人を減らすため」ではない
AIというと、「人員削減」をイメージする人もいます。
しかし実際に効果が大きいのは、人がやらなくても良い作業を減らすことです。
- 転記作業
- 検索作業
- 要約作業
- 確認作業
これらを削減することで、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。
結果として、以下のような良い循環が生まれます。
SPACE GLEAMが重視していること
私たちは開発の相談を受ける際、最初からシステムの話をすることはほとんどありません。
まず確認するのは、以下の点です。
- どの業務に時間がかかっているのか
- どの作業が負担になっているのか
- 本当にシステム開発が必要なのか
場合によっては、既存のSaaSを利用するだけで解決することもあります。
また開発する場合でも、最初から大規模なシステムを作るのではなく、小さく始めて改善を繰り返す方法をご提案しています。
まとめ
業務システムが使われなくなる原因は、システムの性能不足ではありません。多くの場合、現場の業務と合っていないことが原因です。
AI開発によって、
- 入力負荷を減らす
- 検索時間を減らす
- 確認作業を減らす
ことができれば、システムは定着しやすくなります。
重要なのは高機能なシステムを作ることではなく、現場が自然に使い続けられる仕組みを作ることです。
SPACE GLEAMでは、業務整理からAI活用の検討、Webサービス開発・業務システム開発までご相談いただけます。
「業務を効率化したい」
「AIを活用したい」
「システム化したいが何から始めればよいか分からない」
そのような場合は、お気軽にご相談ください。